首先,介绍一下故事的三个重要人物。第一个是工程部经理,公司里除了总经理之外的二号人物。第二个是办公室主任,老板直接指派过来的超级人物。第三个是我,主管财务的小小人物。
其次,介绍一下公司背景。私营,新的总经理进驻之前,没有规章制度,管理人员均为母公司外派,老板承诺可以三个月探亲一次,如果没有回家,家属探亲的机票可以报销。 总经理进驻后,办公室在2008年3月制定了一个“探亲假及差旅费报销暂行规定”,其中有一条规定“凡在公司连续工作一年以上的员工,年终可报销一次往返探亲费用。本人未休假的,家属可报销往返机票一次”。(注:这个制度所有的员工都没有见过,锁在办公室的抽屉里)
财务部2008年6月制定的费用报销流程“填写报销单--财务部审核-办公室审核--总经理审批”(注:正是报销程序不合理,把我自己装了进去,后悔莫及)
事情的经过是这样的,工程部经理送过来一张报销单,除了正常报销的几张单据外,还有老婆回家的往返票,儿子来琼的机票。因为公司尚未规范之前,有报销家属探亲费的先例,于是我拿着单子就去请示总经理了,总经理就一句话:“请办公室签署意见”。可是我送到办公室主任面前的时候,可没有那么轻松,他拿着我的报销流程说:“你不先签署意见,我怎么签?”直接把单扔给我了。
真是“哑巴吃黄连,有苦说不出”啊!签字吧,明明知道不符合规定,不签字吧,办公室是不会签什么意见的。办公室主任明明是不想得罪人,把皮球踢到我这里来了。
得助于朋友们集体的智慧,我想到了解决问题的办法。
第一、我在报销单上签署“已核,金额属实”(借此衷心地感谢同偶异侬给我的帮助) 第二、针对探亲制度疑问的地方,比如家属是否可以报销探亲路费?家属是否包括配偶、子女、父母?发“内部工作联系单”致办公室,内容如下: 致:办公室
事由:关于员工家属来琼探亲路费是否给予报销的请示
内容:
我司员工探亲制度规定:入职满一年的员工,每年可以回家探亲一次,来回路费给予报销。对于员工家属来琼探亲路费是否给予报销,以及报销的标准及范围,请办公室尽快制定相关的规章制度,便于探亲路费报销时遵照执行! 以下无正文。 财务部 可想而知,武林中的一场腥风血雨就此拉开了序幕。
办公室主任不仅拿出了“暂行规定”,还质问我为什么明明知道不符合规定,还要签字?我以财务只对金额、单据规范负责,办公室对是否属于报销范围负责为由进行辩护。当彼此的声音越来越大的时候,我说:“总之,财务要依照制度进行审核”想要结束争论,办公室主任拍桌而起,声音提高了十八度,大喊“这张单我绝不给你送”。
问题总是要解决的,我只好返身去找总经理。结果是办公室主任挨批了。第二天给我发了个回文,如下:
关于**,配偶(家属)及孩子不属报销机票范围的建议
财务部:
1、公司有明确的规定。**公司《探亲假及差旅费报销暂行规定》2008年3月11日发的。
2、建议:由于**经理2008年春节回老家探亲一次,本人机票和家属机票公司已给报过,这次家属及孩子的机票不属报销范围。
是否属于特殊情况,按特殊情况处理,报送*总批示。
附:**公司《探亲假及差旅费报销暂行规定》
办公室:**
就这样,整个事情结束了。可是我的心情并不轻松,我针对制度中不完善的地方提出的疑问,办公室只是针对个人提出的建议,不能作为制度规范所有的员工,我很担忧,同样的问题还是会再次出现的。
作为同行,您怎样看这样事情,如何做,才能在工作中避免此类摩擦的再次发生,如何做,才能保护自己?
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