用Excel巧妙解决姓名疑难问题

许仙

开学后，在按年级整理各班以电子形式上报的Excel学生花名册时，我发现其存在一些问题，班主任报来的学生姓名用字中有空格，而且空格的位置不确定，空格的数量也不确定，这使姓名这列数据很不整齐、不协调。若要一个一个地进行调整，那可费时费力了。怎样才能解决 “姓名”问题呢？经过多次尝试，我最终找到了答案。　一、删除姓名中的空格

　　删除姓名中的空格有两种方法：方法一：替换法。选中姓名所在的A列，执行“编辑→替换”命令，在“查找内容”栏中输入一个空格，在“替换为”栏中不填任何内容，单击“全部替换”命令，确定退出后即可。方法二：函数公式法。Excel中的“SUBSTITUDE()”函数，可以帮助我们轻松地将姓名中的空格都去掉。在B2单元格中输入公式“=SUBSTITUTE(A2," ","")”，确定后利用填充柄将该公式进行复制就可以了。注意：公式中的第一个引号中间要有一个空格，而第二个引号中是无空格的。

　　二、让姓名左右对齐

　　学生的姓名用字，有的是三个汉字，有的是两个汉字，打印出来很不美观，要使学生姓名用字是两个字的与三个字的左右对齐也有两种方法：

　　方法一：格式设置法。选中我们已经删除完空格的姓名单元格，单击“格式→单元格”在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项（请见图1），确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。

图1

　　方法二：函数公式法。利用Excel中的“IF”、“LEN”、“MID”三种函数组合可使学生姓名用字左右对齐。具体示例为：在C3单元格中输入公式：“=IF(LEN(B2)>=3,B2,(MID(B2,1,1)&&" "&&MID(B2,2,1)))”，确定后利用填充柄将该公式进行复制即可。

　　经过上述方法的处理，学生的姓名变得美观多了（请见图2）。

图2

子宇

不错，活学活用，