费用报销制度较完整版(征求完善)

nisg

第一章 总则

第一条
为进一步规范和完善公司的费用管理制度，加强费用控制，简化审批程序，根据有关规定及本公司的实际情况订立本制度。
第二条
本制度适用于各职能部门。

第二章 报销要求

第三条
所有费用非特殊情况，均应取得正式发票，并在3天内报销，否则不予报销。
第四条
票据粘贴要平整美观，且分类排列汇总统计数量和金额。
第五条
书写要清晰，计算要正确，不得涂改。
第六条
原始单据内容应填写完整，如购货单位、物品名称、规格、数量、计量单位、单价、大小写金额等。
第七条
票据真实和合法，票据上的大小写金额应一致。
第八条
报账审批手续齐全。

第三章 职责

第九条
费用经办人：应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据，按本规定履行审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。
第十条
各部门负责人：在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门的各项费用的必要性、合理性负责，对本部门总体费用水平的合理性负责。
第十一条
费用会计：负责审核所有报销凭证的合法性、充分性，金额数字的准确性，费用标准是否符合单位的有关规定，审批程序是否齐全。
第十二条
出纳：负责审查付款手续的完备，负责正确付款，对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不得付款。
第十三条
财务负责人：维护本规定的正常执行，对重大开支发表意见，审核费用的必要性，组织好费用报销工作和信息通报工作。
第十四条
总经理：审批各项费用和开支，对非例常性费用和重大开支发表意见，维护公司总体费用的合理水平。
第十五条
总裁、财务总监：审定高额非例常性费用和资产购置开支，具有立项权与否决权。是否设立总裁及财务总监

第四章 细则

第十六条
报销手续概要
第一款
由经手人填制《审批单》注明报销事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名（同时经手人应在票据背面签字）、经部门负责人审核签字、财务部审核签字、总经理审批签字后、出纳收款付款。
第十七条
物品采购
第一款
办公用品、电工料件、工具、修理配件、样品等采购必须填写<<请购单>>，经行政/办公主管批准，方可购买，超过1000.00元需经副总经理/总经理批准，购回时填制《审批单》，并由办公室两个以上人员签名验收(不包括采购人员)。
是否设立常务副总
第二款
原始单据必须有采购人员签名确认.
第十八条
运输费用
第一款
来货(寄存费)运费：必须在单据上注明：供应商、材料名称、件数、订单号、入库单号。300元以上的还需有车牌号，起始地点、驾驶员姓名或车队名称。
第二款
属代付、代收货的，经手人还必须加注“代××垫付运费”等字样，失误未扣或多付款由经手人承担损失。
第十九条
电话费用
1、
固定电话：采用实报制；
2、
移动电话：总经理采用实报制，其他人员依实际情况需申请，经总经理审批后采用额外补贴或限额实报制；
3、
享受通讯费用报销的为经理级以上（含）人员及经批准的外勤职员，通讯费报销标准及报销范围见下表：

职 级	报销标准（月）	范 围
总经理	实报	手机、住宅电话、上网费
副总经理级	500元	手机、住宅电话、上网费
部门经理级 专业工程师	200元	手机、住宅电话、上网费
批准的现场/外勤人员	100-200元	手机
司机	50元	手机

4、
施工现场、外勤职员可以申请报销手机话费，由总经理审批，具体享受通讯费报销人员名单由行政人事部/办公室确认后报财务部执行。
5、
申请报销通讯费的职员，必须公布手机号码，并由行政人事部/办公室登记后列入公司电话表。部门经理级以上职员（含）必须保证24小时处于开机状态。其他职员保证每天8：00-22：00处于开机状态，并及时复机；在执行公司委派的特别任务期间，须保证每天24小时手机处于开机状态，并及时复机。
6、
通讯话费补贴由财务部根据该人员的任命通知书按相对应的标准随同工资发放。如特殊岗位的人员需提高补贴标准，由各部门经理填写《定额话费补贴名单审批表》呈总经理批准；如人员岗位变动即自动停止补贴或按新的岗位标准执行，经批准后的审批表须报送财务部备案。
7、
行政人事部/办公室应不定期抽查职员的开机情况，如发现在一个月内有三次以上（含三次）未按规定开机和复机者取消当月通讯费报销资格。
第二十条
交际应酬费用
第一款
公司各职能部门交际应酬费全面实行定额管理。各部门定额内交际费用由各部门负责人签字，财务审核，总经理审批报销；总字级以上交际费经本人确认，财务审核，总经理审批报销；（注：是否采用定额形式，还是发生时提前申请，审核流程涉及职能部门的设置，即组织架构问题，应事前明确组构架构）

第二款
定额按季度考核，在季度内可以平衡使用，季度间可以推迟使用，但不得提前使用。超定额费用须由经办部门作专题报告，由财务部做出意见，报总经理批准方可报销，专题报告应填写专项费用审批表。鼓励节约使用定额交际应酬费用，严格控制超定额费用，费用控制将作为部门负责人业绩考核指标之一。
第三款
以现行职能部门为单位执行定额标准，不突破确定的标准。根据业务发展成立或减少行政部门，以及部门间业务调整或现行标准不适应业务发展需要，各职能部门可向常务副总提出调整交际费额度的申请，财务部审核，报总经理批准后可作调整。同样涉及组织架构问题，是否有设常务副总
第四款
除总经理外，其他人员禁止以公司名义签单，财务部不受理此类签单结算。交际应酬费是因业务交际需要而设立，严禁公款私请。财务部在审核交际应酬费时，要求报销人注明费用事由、参加人员、邀请单位等事项，请相关人员配合。
第五款
财务部每月将部门交际应酬费定额执行情况公布至部门经理以上管理人员，以利于互相监督。   具体的标准要制订或者是要以实报实销
第二十一条
车辆费用（包括小车及摩托车）
第一款
油料费、停车费、过路、过桥费等日常费用需取得正规(税务)发票，并注明相关内容；由经手人填制《审批单》，经行政人事部/办公室确认, 财务部审核后，与总经理审批后实报实销。
第二款
油料实行归口管理，由办公室实行定点凭卡加油制，具体办法由办公室另行制定。
第三款
司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。
第四款
司机长途行车，未能当日返回公司，住宿费在规定的标准内实报实销。
第五款
车辆维修及车辆保养报销时需附有<<车辆维修申请单>>或<<车辆保养申请单>>方可报销；公司届时会有几辆车，是否有必要制订车辆管理制度，如果有需要可在车辆管理制度中明确规定
第六款
每辆车的车辆费用只能由该车辆的指定驾驶员进行报销，财务部不接受其他人员的车辆报销要求。是否有必要制订这款
第二十二条
大修理(改造)费
第一款 修理项目在500以上的，必须填制“        修理(改造)申请表”，呈报副总经理批准，超过1000上的需总经理批准。同样是否设立常务副总
第二款 修理(改造)费用需经使用部门和有鉴定权技术人员签字确认方可报销；
第二十三条
差旅费
第一款
出差手续
1、
公司职员出差2天以上填写“出差申请单”，并写明出差原因、出差地点、预计天数、出差人员、预支差费等，按下列程序审批：各职能部门职员出差由职能部门负责人批准；职能部门负责人出差由总经理批准（如遇上述主管人员外出时，由代理主持公司工作的领导批准）。出差人凭出差申请单办理借款（原则上不超过上月留存工资50%）、报销等手续。
2、
如遇紧急公务来不及办理出差手续即需出差者，应事先电话请示批准，在返回公司后应立即补办有关手续，否则不予报销；
第二款
本埠交通费（泉州区域）
1、
市内公干交通费：公司职员到市内公干一般不得乘坐的士及搭乘摩托车，应乘坐公共汽车并取得车票；
2、
遇下列理由经部门负责人同意后，可申请公司用车或乘坐出租车：办事地点偏远无公交车辆到达、携带较多现金或贵重物品、货物笨重、搬运困难、接送重要客人、执行重要任务且时间紧急、其他须用车的特殊情况。派车制度可以人事/行政部门另行制订
3、
车票背面须注明乘车事由，出发地，目的地，如采用差旅费报销单，可省略此条定额式车票还必须填写日期和时间。
4、
车改费：参加公司车辆使用改革的经理级以上职员不再单独报销交通费。总裁、副总裁配备专车。同样涉及组织架构问题各职能部门经理以上的人员，鼓励私车公用。职能部门总经理/总监私车公用的，原则上予以报销全部汽车费用。私车保险费由行政人事部统一制定投保标准。是否有必要制定这条
第三款
本埠伙食费（泉州区域）
1、
泉州地区内出差原则上不得报销餐费，但因公事超过规定下班时间2小时回公司每人每餐可补贴5元；部门经理以上人员每人每餐可补贴10元；
第四款
通讯费
1、
省内（不包括泉州区域）：10元/天。但如属组队出差的，只能由带队人员享受出差通讯费补贴，其他随队人员不能享受出差话费补贴。
2、
省外：20元/天，但如属组队出差的，带队人员20元/天，其他人员10元/天。
3、
所有实报制人员及非办事人员不享受电话补贴。是否考虑长期外出的规定，比如超过10天或15这种形式的报销补贴会较高

第五款
外埠差旅费
1、
往返交通费：经理级以上职员出差可乘坐飞机；公司其他人员出差，一般乘坐卧铺长途火车或长途汽车；短途及无需在火车或汽车上过夜者则乘坐一般硬座票；一站旅程在1000公里以上经总经理批准后方可乘坐飞机(以上均为普通仓，特殊原因需批准方可)。如因任务紧急，必须乘飞机的，应事先请示总经理同意。
2、
出差的机票由办公室统一订票，每月机票存根与订票明细表核对相符后，报财务部审核后签字，由总经理审批后付款。同样是否设立常务副总等
3、
出差地市内交通车费：交通费凭单据限额以内据实报销，超过部分自理。特殊情况，因工作需要，市内交通费超定额费用须由经办部门作专题报告，由财务部做出意见，报总经理批准方可报销，专题报告应填写专项费用审批表。
4、
住宿费：住宿费实行定额，定额内实报实销。两人以上同行出差，可与职级最高者标准及报销办法报销。实行定额包干的人员出差，如是多人同行，应合理安排房间，无特殊原因不得超过合理的房间数，否则不予报销。由对方单位提供住宿，不再报销住宿费。
5、
总经理/总监代表公司出席重要商务活动，最高可以住四星级酒店（1000元/房/天以内）。商务活动一律由总经理认定批准。上述高管人员在没有商务活动的情况下，可参照定额标准执行，定额内实报实销。此处同样存在组织架构设置问题
附：住宿、出差地市内交通费、出差生活补助定额标准

级别	住宿定额标准			出差地市内交通费			出差生活补助
	1类地区	2类地区	3类地区	1类地区	2类地区	3类地区	1类地区	2类地区	3类地区
总字级以上（含）	360	260	200	120	80	60	50	40	30
部门经理 专业工程师	280	200	150	80	60	40
其他人员	240	160	100	40	30	20

注：1类地区：京、沪、穗及深圳、珠海、汕头、海口、厦门等特区城市；2类地区：沿海开放城市；3类地区：其他地区。
6、
出差期间其他费用：因公长途电话费、行李费、票务费等实报实销；员工出差乘坐汽车或火车硬座，在车上过夜6小时以上，或连续乘车时间超过12小时的，按票价的60%计发乘车补助（不含订票费、附加费、保险费等杂费及间断乘车的价差费）；事前经出差审批人批准, 出差期间就近返家探亲的，个人承担其绕道交通费，不发绕道及在家期间的出差补助费。、
3、
职员出差投宿亲属(不含对方提供食宿及公司办事处)，未报销住宿及伙食费的应按标准的60%返还。
第二十四条
如属公司派车的，司机与出差人员应分开报销差旅费，住宿费由业务人员统一报销，各种过路费、过桥费则由司机凭《派车单》报支。
第二十五条
快递费用 公司的所有国内快件统一由公司指定的快递公司收取、寄送，采用月结方式。结账期快递公司应提供月结账单给行政职能部门主管，行政职能部门主管负责核对来往信件的合理性（严禁私信公款收、寄）快递公司应提供统一正式发票，行政部门应填制《审批表》，对账单作为审批附件交由财务部审核后送交总经理批准后，财务部安排付款；
第二十六条
报刊、杂志 公司订阅报刊、杂志需填写《报刊、杂志订阅申请表》经行政/办公主管以上人员批准，方可订阅，报销时应附送经审批后的《报刊、杂志订阅申请表》财务部方给予报销；
第二十七条
装修费、诉讼费、其他特殊支出呈报总经理批准后方能报支；

第五章 附则

第二十八条
报销流程只是一般的工作说明，详细要求参照第三章；
第二十九条
执行日期：自2009年11月1日开始实行；
第三十条
本制度由财务部制订、副总经理审核、总经理批准后执行，修改亦同，并由财务部负责解释。

金色的麦穗

整篇财务制度制作的还是蛮有水平的，收藏了。我觉得你的第四章第1款要明确总后的审批权限，其它类似的情况也要如此。

nisg

是啊,今天下午正在与老总商量具体的报销标准与组织架构问题,因为是新办的房地产公司,本人也是第一次涉及房地产行业,请大家帮忙修改一下

风雪夜归人

谢谢，我惭愧提不出个性意见，但我收藏了。

谢镇

比较完整，感谢了！！！

nisg

但是我自己觉得有点繁琐

nisg

现在有个问题相请较一下
我们公司是与另外一家公司合资设立的,总经理是外部聘请,财务总监是由对方公司派来的,现在老总的意思是,所有费用均要由自己或有一个分管财务的人负责,但也要给总经理一定的权限,这样的报销流程应该怎么走比较合理的

黑丫

个人觉得应该限制一个上限，达到什么标准（比如30000元）以上要经总经理审批，这样是否可以？

童浪子

我也是新手,学习了,公司也是新办的房地产开发公司,多多指教啊

小柳

楼主辛苦了，学习了