用友软件如何实现总账应收账款账龄分析

阿斯兰

一、概述

　　对应收和应付项目进行账龄分析，是企业财务工作必须进行的一项内容。有一部分用户的用友总账系统中不包括应收账款和应付账款管理模块，因此账龄分析工作只能依靠备查账簿进行人工分析。当应收和应付项目业务量庞大时，传统人工分析方法的工作效率和准确性均会受到一定程度的影响。

　　用友总账系统内存储应收、应付项目及其明细科目的明细账，通过分析用友总账系统应收、应付管理模块的基本原理，可以开发外部辅助程序实现账龄分析，并同时实现应收、应付项目管理。

　　二、账龄分析功能的基本实现方法

　　由于应收项目的基本原理与应付项目相同，下面以应付账款为例，说明账龄分析功能的基本实现方法。

　　假设财务报表应付账款的账龄分成四个时间段，即1年以内、1至2年、2至3年和3年以上。外部辅助程序在进行账龄分析按以下步骤进行：

　　（一）首先按明细科目（包括供应商辅助核算项目）读取用友总账系统当前月份三年前的期初余额做为账龄3年以上的应付账款金额；

　　（二）按时间段分别读取用友总账系统的贷方发生额做为对应账龄时间段的应付账款金额；

　　（三）读取用友总账系统当前月份三年之间借方发生额，按由远至近的顺序冲销各阶段的金额，先冲销3年以上的金额，冲至0开始冲销2至3年的金额，以此类推至1年以内金额；

　　（四）将各明细科目各时间段金额汇总即为应付账款在各时间段的金额。

　　例如：以某单位2008年10月为分析期间，按以下步骤进行分析：

　　（一）首先读取应付账款明细科目2005年10月期初余额做为3年以上的金额；读取并汇总2005年10月（含10月）以后至2006年10月（不含10月）以前的贷方发生额为2至3年的金额；然后读取并汇总2006年10月（含10月）以后至2007年10月（不含10月）以前的贷方发生额为1至2年的金额；最后读取并汇总2007年10月（含10月）以后至2008年10月（含10月）以前的贷方发生额为1年以内的金额。

　　（二）按顺序读取2005年10月（含10月）至2008年10月（含10月）区间内所有某明细科目的借方发生额明细，从该科目第一笔借方开始至最后一笔借方结束，按由远至近的顺序冲销各区间金额，先冲销3年以上的金额，冲至0开始冲销2至3年的，直至冲销到1年以内的金额。即假设所有发生的还款业务均用于归还最先挂账的金额。

　　（三）计算各明细科目的账龄情况，汇总应付账款总账账龄情况。分析结果见下表：

　　（2008年10月应付账款账龄分析表）

　　上述外部辅助账龄分析程序在VFP9.0和SQL SERVER8.0及用友8.61总账系统环境下调试通过。

　　三、账龄分析功能的缺陷分析

　　由于在进行账龄分析时按由远至近的顺序逐步进行冲销，因此与真正意义上的账龄分析结论并不一致。用友的应付账款管理模块在进行业务处理时需要指定“核销”项目，即必须指定借方发生数用于归还哪一笔贷方发生额，这种情况下的分析才是真正意义上的账龄分析。

　　由于用友总账系统业务处理时没有“核销”处理功能，只能按由远至近的顺序分析。按目前的分析方式，会少计年限较长的金额，多计年限较短的金额。其实质只是在没有用友应付账款管理模块前提下的粗略估计。

　　例如：3年以前贷方余额为100万元，本月发生贷方20万元，本月发生借方20万元（用于归还本月的贷方20万元）。

　　真正意义上的账龄分析在进行处理时，本月借方的20万元用于“核销”本月的贷方20万元，3年前的100万元没有进行处理，因此账龄分析的结论是3年以上100万元，1年以内0元。

　　外部辅助程序账龄分析在进行处理时，本月借方的20万元首先用于冲销3年以前的100万元，账龄分析的结论是3年以上80万元，1年以内20万元。

　　两种分析方法下应付账款期末余额完全一致。

　　四、模拟用友应收、应付管理模块功能的实现

　　为方便说明，仍以应付项目为例说明模拟用友应收、应付管理模块功能的实现方法。

　　通过分析用友总账系统应付管理模块，得知用友总账系统应付管理模块的精髓在于其“核销”处理，其在填制凭证时直接与历史明细账对应处理，即明确每一笔明细账与历史明细账的对应关系，以此来精确计算账龄。其业务处理过程是对每一笔贷方明细账做相应的记录，在借方有发生额时，要求用户对历史未核销的贷方明细账进行选择，以明确对应的核销关系。

　　签于上述原因和分析，模拟用友应付管理模块功能可以通过下述方法来实现。

　　通过开发外部辅助程序，在用户填制凭证时如果为贷方发生数则为该笔明细账做备查记录，并同时写入用友总账系统的自定义字段，如果为借方发生数，则要求用户对历史明细账进行选择性核销处理，并同时写入用友总账系统的自定义字段。写入用友自定义字段的目的在于保证用户对凭证进行编辑和调整时仍然保存有备查记录。

　　在进行账龄分析时，读取用友总账系统内记录的备查信息，通过前述方法，以备查标记为判断标准，而不是按由远至近的顺序冲销，只计算未被核销的明细账，可以精确、迅速地计算应付款项在各时间段的金额。

　　续前例：3年以前贷方余额为100万元，本月发生贷方20万元，本月发生借方20万元（用于归还本月的贷方20万元）。

　　外部辅助程序在进行处理时，先期已经对3年以前的贷方明细账做备查标记，本月借方20万元业务处理时同样做备查标记，在进行贷方20万元的业务处理时，用户选择核销本月贷方20万元。3年前的100万元没有进行处理，账龄分析的结论是3年以上100万元，1年以内0元。外部辅助程序的分析结论与用友总账系统账龄分析模块的分析结论完全一致。

　　为进一步优化外部辅助程序的功能，用户在录入应付款项时，可以同时录入还款期限，因为用总账系统内记录业务的发生日期，通过外部辅助程序与当前日期的对比，还可以实现到期提醒功能。