浅谈工程项目的采购管理

欣梦随缘

　　对于工程项目来说，设备、材料的采购费用大约占项目总投资的50%—60%。同时，采购交货的进度又直接影响项目的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。由此可见，采购管理是工程项目管理中的物质基础，是执行中的一个关键步骤。
　　项目采购是一项很复杂的工作。项目采购管理时，至少应当做到以下三点：一是要搞清采购工作的基本流程；二是要强化全流程成本意识；三是要选好供应商。
　　
　　一、搞清采购的基本流程
　　
　　项目采购工作包括从组织建立开始，经采买、催交、检验、直到最后一批产品通过检验为止的全部工作。项目采购管理可以分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同，准备阶段主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购战略和编制采购计划；实施阶段主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签订合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等；收尾阶段工作主要有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。具体的工作流程如图1所示。
　　
　　多批次采购时，第二次以后的采购一般从“接收请购文件”开始，至“交接”处结束；最后一个批次的产品交接结束后，才能进入到“资料归档”和“材料处理”阶段；“资料归档、材料处理和采购总结”通常在项目临近结束时进行；采购方式通常从“询价”或“招标”中选择其一。
　　
　　二、强化全流程成本意识
　　
　　全流程成本意识，即成本的降低关注的不只是某一产品直接成本的下降，而是着眼于项目建设的大局，以项目总体成本的降低为标准。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、快速及时的供应、可靠的货源保证、节约的组织成本等也属于成本上的利益。降低采购成本还要考虑其它“利益相关者”的收益，不能只看采购直接成本的降低，要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。
　　（一）准确预算
　　采购预算是在采购之前对采购成本的一种估计和预测，是对资金使用的一个整体规划，是项目采购的基准。有了准确的预算，就能随时对资金的使用情况进行检测和控制，确保资金的使用在合理的范围内浮动，有效地控制资金的流向和流量，达到控制采购成本的目的。
　　（二）充分利用环境
　　充分利用采购环境主要包括两个方面：一是对外部环境的利用。建立健全市场信息机制，全面熟悉市场，深入分析行情，大胆合理预测，为科学决策提供有力参考；二是加强成本控制（内部环境），即通过对构成成本的一切费用进行科学的计算、控制和监督，将各项费用控制在预定的基准以内，并分析产生偏差的原因，采取相应的对策，最大程度的降低采购成本。
　　
　　（三）增强对全过程和每一个细节的控制
　　在对设备、材料进行需求分析和项目设计时，就严格控制设备、材料的选型与核算；项目实施阶段，应当以主要精力把好工程的质量关（杜绝返工），同时也要注意防止材料的浪费和流失；在项目结束阶段，对设备及多余的原材料进行及时、合理的处置。
　　
　　三、选好供应商
　　
　　供货商的选择与管理是采购过程中至关重要的一环。供货商管理与选择水平的高低，直接影响到采购产品的质量、进度，对于减少采购成本，保障工程的顺利进行起着关键的作用。选择了好的供应商，并与之建立良好的合作关系就等于拥有了好的产品和服务。在供应商的选择上应当注意以下三点。
　　（一）规范选择的程序和标准
　　不同的公司在选择供应商时虽然有着不同的评审的内容和程序，但是作为一个成熟的团队，应该有自己固定的标准和程序。图2中的流程、表1中的标准可以作为选择时的参考。
　　（二）合理确定数量及方式
　　在选择供应商的数量时，既要避免单一货源带来的风险，又要保证所选的供应商能够享有充足的供应份额，以获取供应商的优惠政策，降低采购的成本。在选择供应商时，总数量通常为3—4家。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购。在项目采购中，多种招标方式可以组合使用，这样有利于提高采购效率和质量，更好地控制采购的成本。
　　
　　（三）加强对供应商的管理
　　在合作过程中对供应商进行定期考核，建立量化指标，对供应商进行评级，并据此衡量与供应商的后续合作。这样就能持续改善供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购的总成本。
　　
　　四、结语
　　
　　项目采购工作，是关系项目成败的大事。项目采购部在采买、催交、检验、运输及交付的过程中，应当高度关注采购工作的进度、质量和费用目标，及时向项目经理报告，确保采购工作时刻处在正确的领导之下。