浅谈企业财务管理的信息化网络化

勇者无敌

浅谈企业财务管理的信息化网络化


90年代，来自大洋彼岸的互联网风暴席卷中国，它以排山倒海之势冲击着各行各业，冲击着芸芸众生。人们仿佛从睡梦中惊醒，四处奔走相告，一遍又一遍传说着网上掏金的美丽故事……中国企业终于明白只有充分利用以互联网为核心的信息技术改造传统产业，用信息化促进工业化，脚踏实地发展电子商务才是未来制胜的关键。随着商务网络化的提出和迅速普及，在全球范围内造就了一个新经济时代。这个新经济即为利用信息技术，使企业获得新的价值、新的增长、新的商机、新的管理。从注重企业内部管理到注重企业外部管理；从谋求企业利润最大化到谋求企业投资价值的不断增长，从推动市场到市场推动；从企业行为到行业行为。
　　信息化管理理论认为：国际互联网络技术Internet的发明与应用，将彻底改变人类生产和生活的方式。在未来的商业模式中，企业将成为未来全球网络供应链（GNS）中的一个数字化插件，企业的范围将扩展到整个GNS.正是企业的信息化使GNS变为现实。企业的信息化非常重要，企业信息化之中的财务信息化更是重中之重，企业通过对企业财务信息化管理，就可以对覆盖产品（服务）价值链的业务的流程进行全面的计划、组织、协调，及对业务的有效处理和有效控制的管理。
　　企业财务基础管理信息化的内容包括：财务基础数据管理、基本财务流程设计及业务事务处理管理、内部控制设计及实施控制过程管理、人的行为规范管理等四个方面。
　　第一、财务基础数据管理
　　财务基础数据的管理是企业财务信息化基础管理工作的重要内容，是反映企业经营管理活动状态的第一手资料，是业务处理决策时的依据。规范和科学管理好财务基础数据，并使之成为管理者和决策者有用的信息，是企业管理的客观需要。
　　企业业务管理特点决定了所需建立的财务基础数据，例如，通常的制造企业具有如下主要财务基础数据包括：物料基本信息定义、产品结构及工艺路线定义、物料清单数据、物资存放地点定义、客户基本信息定义、供应商基本信息定义、员工基本信息定义、会计科目设置数据、成本明细参数设置等等。
　　然而在人工管理系统下，财务基础数据总是处于分散、孤立、滞后的状态，数据部门私有化现象较为严重，企业很难在同一数据环境下运营。另外，由于数据处理完全靠人的手工作业 ，处理环节多，使数据的准确性、完整性、及时性受到很大影响。
　　通过财务基础数据的管理，大大加强和改善了财务会计的职能。以前财务会计职能主要受到会计工作岗位的制约，尽管会计人员拥有原始凭证，这些原始凭证包含了企业经济活动大部份信息，但由于受到技术的制约，难以提高财务会计核算的速度，难以解决数据共享问题，难以同时采用不同会计核算方法，难以采用非货币计量方法和现行成本计价方法，难以采用许多数学方法，原始凭证的许多信息没有办法开发利用，使得财务会计人员只能在事后被动地反映能够用货币计价的资金运动。实现财务基础数据的管理网络化后，随着原始证数据库的建立和管理型财务会计软件的应用以及财务会计决策支持系统和财务会计专家系统的出现，完全能够实现会计对过程控制和观念总结的马克思有关财务会计职能的预言。
　　第二、基本财务流程设计及业务事务处理管理
　　实施企业财务信息化基础管理最本质的是对企业的基本业务实施过程管理。基本财务流程的科学化、规范化和信息化，保证了部门内部的信息沟通的顺畅。有了同一财务基础数据环境，及完整财务事务处理的过程管理和过程处理的记录管理，不仅保证了财务处理在各部门间协同工作的高效，同时保证了决策过程的透明和科学性。
　　其中，需要特别强调过程管理的特性，因为它是能真实反映业务处理过程的第一手的、最详尽的资料，使企业的业务决策和战略决策建立在“理性”的财务基础上。尤其是当财务信息化基础管理实现了有效的网络化和信息化管理后，使企业的管理效率和战略决策速度、精度发生“质”的变化。
　　企业业务管理特点决定了所需建立的财务基础数据，例如，通常的制造企业具有如下主要财务基础数据包括：物料基本信息定义、产品结构及工艺路线定义、物料清单数据、物资存放地点定义、客户基本信息定义、供应商基本信息定义、员工基本信息定义、会计科目设置数据、成本明细参数设置等等。
　　企业财务管理特点决定了日常财务基础财务管理的特点，例如，通常的制造企业具有如下日常财务基础业务：库存日常作业，合同登入和维护，销售预测，主生产计划，生产订单处理，采购订单处理，采购入库，车间领料，生产完工报交，成品发运，财务预算，凭证登入与维护，采购发票处理，销售发票处理，收款与付款处理，银行对账等等。
　　没有规范的日常管理的财务基础，高层的管理不仅难于规范，也容易流于形式。规范的日常管理，是实施更高一层规范化管理的保证和它的组成部分。
　　第三、内部控制设计及实施控制过程管理
　　企业管理者需要开放和授权，但同时也需管理和控制。所谓企业财务基础管理的内部控制设计，是企业管理者对业务处理过程中，需要遵循的策略、制度、政策、法规的具体设计。它体现了管理者对事务处理过程中，应采用的管理和控制标准。例如：基于职能分割的互相牵制控制（如钱、物、账分离）；对不同客户的赊销限额控制、对超限客户的发货限制，不同客户或不同销售方式下产品的价格体系，不同用途不同金额费用的财务审批权限控制，不同性质固定资产的折旧年限和折旧方法，用于成本核算时物料的计价方法等等。
　　然而，在人工管理系统下，控制的标准是用企业的规章制度等“纸质”文件来体现的，使控制标准和控制过程管理实施处于分离的状态，容易造成管理的“偏差”，甚至错误。
　　实现企业财务基础管理信息化后，内部控制思想和标准，通过对软件系统设置使之固化，并在具体业务处理时自动加以控制，实现了控制标准与业务处理控制的一体化。这种“一体化”的实现，使企业的财务基础管理纳入了法制化的轨道，起到了规范业务处理、堵住管理漏洞、归避经营风险的作用。
　　例如：当实现财务基础管理的信息化后，在销售业务员下达某销售订单时，系统会自动检索客户的价格策略信息等，以决定该订单是否有效。而在处理销售发运时，系统会自动检索该客户的应收账款情况和允许的赊销限额情况，以决定是否可以执行该订单的发运。
　　第四、人的行为规范管理
　　规范管理不能只是一套形式上的规范，它更有存在于人性中和业务发展中的内在的根据和逻辑。员工如果不能理解和掌握在管理形式之下的内涵，那么再好的管理制度，也只会流于形式。不断强化和优化日常财务基础管理，可以帮助管理者学会从本质上，而不是简单地从形式上掌握科学规范化管理的方法，使得管理能够有足够的深度和取得实质的效果。它也能够为员工对高层科学规范的管理方法的学习、理解和掌握打下一个良好的财务基础。规范管理的一个目的是约束我们一些“自然”的、但是却不符合企业发展的行为。从简单的管理入手，更容易培养员工科学的职业化的工作习惯。
　　其实财务信息化建设涉及方方面面，包括各种各样的产品和解决方案，他们组成了企业信息化建设的一个整体，离开了任何一个环节，这条完整的链条就会断开。只有每一个环节都做好了，企业信息化建设才能真正做好。
　　企业财务基础管理的信息化是提高企业管理的重要手段，企业管理的网络化是信息化的重要基础，离开了网络-拖载信息的物资基础-信息是很难及时送达、归集和运用的。网络财务软件实现了基于网络的财务计算和管理。
　　网络财务系统从空间、时间和效率三个方面改变了传统会计核算和财务管理的方式和质量。极大地提高企业财务管理水平。网络财务软件是财务软件发展的新的里程碑。它将带来财务软件从技术、产品、服务到厂商组合的又一次变革浪潮。
　　企业要向电子商务进军，首先要使内部财务业务、前台后台的管理信息系统建起来，而只有网络财务才能帮助企业建立起以财务为核心的信息系统，作为电子商务的第一步，网络财务已经被广大企业接受。
　　财务网络化真正实现了供应键业务处理、会计核算和财务监控的一体化管理，实时监控企业财务状况、财务风险趋势，搭建供应链及分析预测平台，满足企业企业决策所需。它具有以下特点：
　　第一、通过建立使用财务网络化，能够利用及时取得的财务信息实时监控财务状况以规避高速度运营产生的巨大风险。通过简单的web登录，企业即可轻松实现集中式财务管理，对所有分支机构进行集中记账，集中资金调配，操控全局。决策者无论身在何处都可以实时查询到全企业的资金信息和分支机构财务状况，真正做到移动办公。在线监督客户及供应商的资金往来状况，实时监督往来款余额使催帐心中有底。企业内外及与银行、税务、保险、海关等社会资源之间业务往来在实现管理报表的动态投送之后处理速度会大大加快。
　　第二、企业的财务、业务在Web的层次上协同运作，统筹资金与存货的力度空前加大。财务业务信息一体化的特性，使得企业能够整合供应链资金资源，采购，供应实现统一调配，极大提升企业的资金效能。业务数据一体化的正确传递，保证了财务部门和供应链的相关部门都能迅速得到所需信息并保持良好的沟通，及时结算清欠、避免坏帐损失。借助监控职能，财务部门可以监控业务发生限额，同步查询供应链业务发生的明细及余额情况，保证帐实相符。
　　第三、企业形成了以客户为中心，公司内外协同运作的在线供应链。企业全局掌握供应资源，无限拉大供应商管理视野，对于货物流动、价格信息动态把握，实现网上询价、网上采购。以客户为中心的市场及服务理念得以树立，互动式的客户档案动态更新，网上销售、网上资金划拨、分布式供应、分布式生产、分布式销售将提升供应链的周转率与企业运营效益。
　　第四、与银行网上支付系统连接，大大提升了企业资金的划拨速度和资金管理，企业将财务系统的数据，转换成银行格式的数据文件进行传输，实现了大批量制单和大批量授权的过程，从查询、制单到授权整个过程都在网上进行，有形的信息流变成了无形的数据流，省却了往返奔波等候之苦，统计效率也大为提高，财务支付过程基本取消了支票的填写和现金提取的传递过程。
　　第五、企业决策者掌控全企业信息、实现动态决策，决策能力大幅度提升。企业决策层可以全面掌握整体经营指标、销售快报、资金状况等经营信息。由于企业内外所有的决策数据及报表等都可以通过网络及实时更新的Web报送，为决策者提供了最新、最真实的参考数据。对财务指标、报表、预算考核等全面的分析，符合大型企业的战略决策需求。企业依据供应链业务阶段所反馈的信息，可以整合所有可用资源，迅速制定整个供应链计划，真正实现企业决策。
　　传统管理的复杂模式面临着互联网的直接冲击，因此在互联网的基础上，中国企业先解决好管理的基础问题，绕开繁杂的管理障碍，不但可以少走弯路，而且可以更直接地与网络基础设施紧密融合。便捷地领略到互联网带来的新模式优势：增进企业通讯、改进顾客服务、增进知识共享、降低成本、更快进入新市场、支持全球化、促进创新……。许多企业正在成为企业财务管理的信息化网络化的直接受益者。
　　某公司是国家级的高新企业，主要产品是生产GSM、CDMA移动电话，它用三年的时间由年产值4500万元跃升到目前的18亿，主要的原因是企业运用了数字化管理、信息化管理、网络化管理，无论是产品的外观设计还是元器件的采购，无不通过Internet等多种信息渠道取得资源，通过信息的归集和数字化，使企业积累了很多资源，很大程度上整合了世界上对企业有用的资源，使企业的产品保持了先进性和个性化、时尚化的优势。
　　这个企业成立的当初，企业就投入610多万元着重建立了企业的信息化网络化管理系统，在财务信息化网络化管理上企业投入53万元通过多次购买和升级软件和硬件，建立起了以用友U8系统为中心，灵狐财务系统软件、银行网上银行系统、企业ERP为副的全新财务信息化网络化管理核算系统。企业的经营班子清楚的认识到财务管理和业务管理是企业对于其经营业务的管理，是企业所有管理的核心，是其所有管理的出发点和落脚点。因为财务和业务都是企业的命脉，它关系着企业的盈亏生存。因此不惜发大力气建立了企业的信息化网络化管理系统。
　　2001年7月该企业实行财务基础管理的信息化网络化后，负责审批应付账款的业务主管，可以轻松的通过自己的电脑系统，清楚的得知：与此单应付账款对应的采购申请单、采购订单、此订单入库情况、入库检验情况、供应商情况、供应商发票等，这样在实施审批处理时的工作效率和准确度是不言而喻的。结果是使企业的“支付系统”得到有效管理。
　　另一方面，该企业是一家业务范围遍布全国的消费类电子产品生产企业，在国内有30多个销售分支机构，2000多家分销处，5000多个售后服务机构，要保证企业有充足的资金运转，就必须做到订货和出货信息快速传递、货款回收集中、分支机构各项费用合理控制并按需及时拨付。为实现目标，2001年该企业加入招商银行网上企业银行用户行列，2002年再加入建设银行、深圳发展银行、民生银行的网上企业银行用户行列，目前主要使用银行系统的查询对帐与转帐支付功能，不仅解决了所有分支支构信息的传递、货款回收与费用支出的及时性问题，而且还实现了财务稽核监督，真正做到“收支两条线管理”，保证了资金的安全性。
　　该企业财务系统的信息化和网络化，使企业管理更上一个台阶，我们认为在以下几个方面对企业有较大的帮助：
　　1）、采购、销售、仓存、财务等各种业务资料信息流的畅通，减少了不必要的协调和矛盾。
　　2）、完善方便生产车间的领料。
　　3）、加强了辅助材料的考核，降低了辅助材料的消耗。
　　4）、进一步加强了生产管理。
　　5）、提高了整个企业的运作速度和工作效率。
　　企业通过生产流程信息化、办公自动化、财务电子化、销售网络化，企业已经不是昔日的“手工作坊”，企业尝到了信息化网络化特别是财务信息化网络化带来的种种益处。
　　财务管理的信息化网络化似乎可以用企业经营在时间和空间两大维度上的拓展来解释。从时间上来看，信息化网络化财务使得会计核算从事后计算达到实时监控甚至事前控制，财务管理由静态走向动态，大大节约了时间成本，提升了企业的快速反应能力和抗风险能力。从空间上来看，基于互联网的财务管理系统突破了异地机构的财务管理的空间局限，降低了高昂的技术难度和管理成本，使物理距离变成鼠标距离，企业的管理能力延伸到全球任何一个结点，从企业总部走向企业全部，从企业内部走向企业外部，依托信息化网络化财务，企业的电子商务就不在是“雾里花，水中月”，不难看出，财务信息化网络化作为电子商务的第一步必然成为企业信息化建设的现实起点。

ahui98

不错，系统化的介绍！