实施电算化后的纸质账本打印和管理浅析

勇者无敌

实施电算化后的纸质账本打印和管理浅析

企业实现财务核算电算化以后，从凭证到账本都发生了很大的变化，就我们国有大型企业而言账页就从过去的死页账册演变成了现在的分散的单页。怎么才能将打印出来的分散的账页管理好，使其能成为企业财务的标准档案，就成为了一个课题，现就账本的制作管理进行以下全面的探讨。
　　财务电算化账本必须以电子和纸质的介子存储。电子的账本无论什么材料何种方式存储都不能避免被刻意作弊的人的修改，现在财务的档案仍然是以纸介子为标准的保存模式辅助以电子的档案。这样就要求财务的账本档案必须符合会计基础工作中对账本的要求，也要满足国家档案管理的要求。
　　1、 为了保证数据的安全完整，财务账册必须是以死页装订制作方式存档，且按照档案管理要求不能使用能生锈的金属装订，为了防止账册的人为制假，建议使用特种设备装订。对于有多个核算点的集团式企业最好是由总公司提取所有单位的财务数据，统一委派打印输出，以保证账册的纸质数据与电子账册的一致。
　　2、 为了保证账页的完整性，要求必须对账页进行自然数的排序页码印制。
　　A. 对于单一科目装订成一册或者分多册装订的要全部自然数排列
　　B. 对于多个科目合并装订的，要求有分别对单一科目的页码排列和本账册的自然数页码排列
　　3、 每个账册要求必须有满足本企业管理需要的账薄启用表或使用登记表，表中的基本要素中要有本账册的页数。表中也要有以往手工账册使用登记表中的所有要素。
　　4、 对于合并装订及往来科目在每本账册前应该填制本账册目录，目录的形式可以采用填制总目录再分别填制分册装订的每册目录，也可以直接分册填制目录。目录中要有科目名称必要的还要分组，要有起始的页码。
　　5、 账册的封面要求明确的印制账本归属单位及年度，还要尽可能的将本账册包含的科目列示清楚，在篇幅有限的情况下可以简称或者类别列示。
　　6、 对于账册的封面材料，依照以往手工账本是一种漆布加纸板的复合材料有一定的耐水耐酸碱性能，但是这样的材料是工业化批量生产的账册适用。所以建议使用预涂膜的新型进口纸张作为账册的封面，这种纸的高耐水耐酸碱高强度的性能是对账册纸张的良好保护。
　　7、 为了更加方便的查阅财务账本也可以在每册的账册脊背上印制本账册的分面的内容，限于篇幅可以简化表达。这样做也提高了本账册的美观。
　　8、 关于账页的打印输出，必须预先进行总体格式的确定，使得全部的账页面貌统一。尤其是总公司下管辖多个核算单位的统一格式非常重要。电算化之后对于手工习惯使用的多栏次明细账，我认为就没有使用价值了，多数的统计平衡工作都是可以在电脑上完成了。建议全部采用三栏式的明细账，A4幅面制作。工作流程作如下的建议：
　　A.首先要导出本企业当年的科目表。
　　B.对每个科目及明细科目要标示出需要打印总账页还是逐笔明细账还是数量金额账。坚持输出多栏账的企业也同时要做出相应的标示。
　　C.对于需要合并的账页进行初步合并，编辑好目录及账薄启用表。
　　D.审查编辑好的账册，确认后输出，交付装订。
　　E.验收装订完毕的账册，归档或者保存在财务一年。
　　总之，一本合格的、美观的账册就是一个企业财务管理工作优秀的体现，作为财务人员也需要将一年的辛苦工作作一个良好的封装，作为财务管理者也有责任保证企业会计档案的不错不漏不毁并易于查阅。
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