TA的每日心情 | 奋斗 2017-9-20 13:49 |
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有效的财务运作
企业要在竞争中生存下来,必须以更低的价格提供更好的产品或服务。企业如此,财务部门也不例外。
人们一般将财务部门视为其最重要的信息来源。财务部门为企业管理带来的收益包括为财务与税收提供信息,为企业的控制管理以及为决策制定提供帮助。但这并不意味着只有当企业发生巨大变化时,才需要对其财务部门进行变更。我们可以从很多不同的迹象看出财务部门是否
运作良好。例如,如果选择了不恰当的绩效评价指标,就可能出现经理人的功能性障碍行为。如果绩效评价指标没有与企业的目标相联系,经理人就会做出与企业目标不相协调的决策。
在当今环境中,生产技术的高速发展和愈演愈烈的国际竞争使得许多经理人认为现存的财务部门存在许多缺陷,有的甚至完全失效,需要进行彻底的变革。财务部门的改革与更新被提上日程,出现了许多新的理念,如作业成本系统、生产管理财务系统、全面质量管理财务系统等。这些新兴的财务系统都能够在某种程度上为经理人的经营决策、管理控制以及企业经营绩效考评提供更多的信息,同时也有助于企业所有者与经理人的利益协调。
任何组织或者部门的运作都必须注重效率,财务部门也不例外。财务部门应当在降低财务成本的同时,尽可能保持甚至提高质量。要降低成本,就难以保证质量,这是很多人持有的观点。正如一道菜肴,要节省配料就难以保持原汁原味。但事实并非如此,有时候换用低成本的配料,甚至减少一些配料,菜肴可能会更加可口。正如近年来越来越多的企业发现,降低成本的同时可以保持甚至提高质量。强生公司就是这样一个例子。强生公司于1990至1994年间节省了8400万美元的财务费用,并在5年内在全球范围裁减了19.5%的财务人员,而财务部门的绩效却提高了。如今财务部门的员工7天内就可完成年终报表,以往却要用26天。在精简公司财务部门之前,强生公司的经理人要等近两个月的时间才能收到新一个财政年度的财务报告。在财务方面,企业也可以通过附加价值来提高质量,即降低交易成本、加快处理、寻求获得更好信息的捷径等。附加价值又会提高现金流量,带来更好的决策及其他好处。当企业意识到财务部门工作的速度、所带来的成本和成效会影响到企业每个环节的时候,就会推动财务部门的变革步伐。企业可以双管齐下采用两种延伸战略,即尽量降低成本和尽力优化合作,来提高质量。
大多数企业早已在努力控制财务成本,特别是交易处理成本,其中包括应收款、应付款、工资和差旅费用等。企业可以通过以下几个途经降低财务成本:(1)抓住业务需要。许多财务部门提供某些报表是习惯所致。随着时间的流转,企业业务在不断成长、发展,信息需求不断变化。通过抓住确实必要的业务流程和财务报表,就能去繁就简。(2)投资更好的技术。一流的技术能帮助财务部门飞速提高生产率,但要注意避免使用过于超前的技术。与其使用“最新的”技术,不如用“最合适的”技术。找不太贵的系统,例如找兼容的产品而不要高价位的名牌。
同时,还要寻找资金回收期短、能不断投资的技术。(3)培养高度敬业的精神。要让财务部门的员工热爱自己的工作,用技术省却他们的苦差使。造就一个自我管理的团队,使员工各尽其职,根据绩效进行奖励。(4)提高业务流程的效率。为了降低成本,可以采取业务流程重组、持续改善、共享服务和业务外包等方式。
高绩效的财务部门正在建造一种新型关系,这种关系建立在向企业其他部门提供信息价值的基础上。这些财务部门明白他们的职责就是帮助企业实现目标。他们测评整个企业的绩效,提供用以经营决策的信息,从而为实现企业的目标做出贡献。这最终将成为任何一个财务部门创造价、成为高效组织的方式。
经济环境的变化、市场竞争的加剧,使得企业必然运用层出不穷的先进管理思想加强企业的科学管理。在市场经济条件下,信息是市场经济活动的重要媒介,特别是快、准、全的信息。而随着知识经济的到来,以数字化技术为先导,以信息高速公路为主要内容的新信息技术革命,使信息传播、反应速度大大加快,交易会在网上瞬间完成。这就决定了在知识经济时代里,企业必须加强财务部门的信息化建设,以适应知识经济发展的要求。
信息技术在企业的扩散会导致企业技术进步和生产效率的提高,会导致财务制度和组织结构的改造。这样一来获得投资于信息化和组织改造所带来的收益将不是仅仅局限于财务部门,整个企业都将受益。财务运作信息化所形成的竞争力的基础在于,一方面,技术在财务部门的扩散和渗透;另一方面,财务部门为适应信息技术变革而调整组织结构形成财务运作信息化外部性效应。通过这两个方面的改进,企业市场竞争要素得到了强化,从而形成财务运作信息化的竞争优势。
然而,传统的财务流程其核心思想是分类系统,所提供的数据也是分类汇总数据,它从业务流程中采集数据,其数据的主要载体是原始凭证,会计核算严格按照“填制凭证——登记账簿——编制报表”的顺序,经过对原始凭证进行数据加工生成各类账簿,最后以账簿、记账凭证为依据,分别编制对内对外报表提交给投资人、债权人、政府部门和经理人等。
面对信息技术和业务流程重建的挑战,基于帕乔利的会计理论发展起来的财务部门的工作流程已不再适应网络时代财务运作信息化的实际情况。美国注册会计师协会(AICPA)主席罗伯特?梅得理克(RobertMednick)曾指出:“如果会计行业不按照IT技术重新塑造自己的话,它将有可能被推到一边,甚至被另一个行业——对提供信息、分析、签证、服务有着更加创新视角的行业所代替”。因此,深入分析传统财务业务流程的缺陷,对于改革财务流程、财务管理流程,用流程再造的思想指导财会人员重塑并控制流程具有重要的意义。
为顺利实施网络财务,实现财务的信息化管理,必须对传统财务流程进行重建。我们应该根据业务流程再造的理论,仔细研究财务流程的具体内容和各个环节,从传统财务流程的缺陷出发,重新构建财务流程,实现财务的集中管理,达到财务与业务一体化,预算的全面管理和资金的动态控制。
要重建财务部门的工作流程,就必须将原有的流程转化为以业务事件为驱动的财务流程。传统财务流程是功能驱动的,即对各种功能规定了数据的处理和输出方法,它是一个顺序化的信息处理过程。在业务处理中,通常将会计系统分解为原材料核算、工作核算、固定资产核算、成本核算、报表编制等若干子系统,每个系统有自己专门的职责。这种方式存在一个很大的缺陷:只对经济活动的结果进行反映,从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程,使管理者“知其然而不知其所以然”。而且,传统流程采用单一化的信息披露模式,提供的只能是以原始成本为基础的价值方面的信息,而且只能满足使用者共同需要的信息,无法做到“有的放矢”地提供信息。然而随着经济环境的变化,在决策时专用信息比通用信息更为重要。
事件驱动本是一种计算机术语,意指当某一特定事件的要求代码进入工作时,程序指令开始执行。事件包括五个基本特征:(1)发生了什么业务,涉及哪些资源?(2)什么时候发生?(3)涉及什么人?(4)事件发生的地点?(5)有什么风险?事件驱动会计信息系统实施的关键是对事件如何描述。无论从技术还是成本角度考虑,要想穷举业务事件的特征是不可能的,所以只能针对关键特征描述。这里的关键特征是指那些如果在描述事件特征时被漏掉则对事件的描述就不精准或不完全的特征。通过对事件五个基本特征的描述,基本能较准确、完整地反映业务事件特征。
事件驱动会计信息系统的核心就是将事件作为会计分类的最小单元,在日常工作中,把信息使用者所需要的信息按照使用动机不同划分为若干种事件。例如:利用事件驱动表而不是账户来记录一项销售业务,要将销售数据记录在销售事件数据和销售—存货事件表,当发生销售时,将销售收入记入销售表,将销售成本记入销售—存货表。初始设计时,同时为该事件设计相应的“事件驱动程序”模型,当需要某类信息时,根据不同的事件驱动相应的处理程序,从而提供相应的信息。
根据财务与业务一体化原理,当业务事件发生时,业务事件处理器按业务和信息处理规则,将企业所有与业务相关的数据集中存放在一个逻辑数据仓库中,数据仓库最大程度地存储了财务系统和非财务系统的数据,该数据库中的数据为只经过初步加工的源数据。当信息使用者想从系统中获取信息时,由信息使用者输入信息处理代码,系统启动相应的信息处理程序,对业务数据库中的信息进行加工处理,并将处理结果实时反馈给信息使用者。由于数据仓库的引入,数据同出一源,信息集中,避免了数据的不完整和重复情况的发生,最大限度地实现企业范围的数据共享,简化了流程,实现了实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息,各级管理者可以实时、动态地获取信息,支持决策。
财务部门借助于信息技术,通过流程的再造,使企业战略与企业财务、企业业务与企业财务相融合,为企业提供更为相关的信息,从而为企业持续创造价值创造条件。 |
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